Guide d'utilisation

L'assistant guide pas à pas, sans prérequis technique ni connaissance de l'impression. On choisit un type de document (brochure, affiche, dépliant, carton, kakémono…), la quantité, le format ouvert ou fermé (presets ou dimensions libres), la pagination, les couleurs (une à quatre, vernis, pelliculage), les papiers et grammages de l'intérieur et de la couverture, les façonnages, le paquetage et les points de livraison.

À chaque étape, l'outil vérifie que la demande reste réalisable par les machines des imprimeurs du lot concerné et propose des optimisations économiques (format plus économe, pagination multiple de quatre, papier recyclé équivalent). Une estimation de coût issue de l'argus s'affiche en continu, sans solliciter les imprimeurs.

La demande peut être enregistrée en brouillon puis reprise, ou lancée directement en consultation. Une demande passée se réédite en deux clics depuis l'historique.

Lancer une consultation envoie la demande aux imprimeurs titulaires du lot. Chaque marché subséquent porte un intitulé, un lot, des échéances, ses documents et la liste des imprimeurs consultés.

Une timeline horodatée retrace tous les événements : envoi, accusés de réception, questions et réponses publiées à tous, dépôts d'offres, ouverture, attribution et notifications. Chaque événement est chaîné par empreinte pour garantir la traçabilité et la valeur probante des échanges.

Pendant la consultation, un imprimeur peut poser une question. La réponse, publiée depuis le dossier, est diffusée à tous les imprimeurs consultés afin de préserver l'égalité de traitement. Les questions en attente sont signalées sur le tableau de bord.

Les offres restent scellées et confidentielles jusqu'à l'échéance : leur contenu n'est pas consultable avant l'ouverture des plis. Passé l'échéance, l'ouverture révèle les offres et affiche un tableau comparatif (prix, délai, conformité) avec l'écart par rapport à l'estimation argus.

L'attribution se fait en un clic : elle met à jour les états, notifie l'attributaire, assure l'information des non-retenus, et consigne l'ensemble dans la timeline probante.

Les dossiers clôturés restent consultables en ligne et exportables intégralement (demande, offres, journal des échanges, pièces) dans une archive téléchargeable, pour rapatriement sur une plateforme interne.

Le paramétrage décrit les lots, les imprimeurs titulaires et leur parc machines (types, formats, façonnages) sur lequel se cale l'assistant de demande. Il gère les comptes agents et la fonction suppléant : un agent déclaré suppléant d'un collègue peut agir sur ses dossiers en son absence, avec traçabilité des actions.

L'argus des prix d'impression et de façonnage y est maintenu à jour ; sa date de dernière mise à jour est affichée dans l'application.

La solution est hébergée et accessible en continu. L'architecture prévoit le doublage des composants critiques, des sauvegardes régulières et une supervision permettant de rétablir le service en cas d'incident, avec restauration sans perte de données.

Un environnement de test distinct de l'environnement de production permet de valider les évolutions avant leur mise en service.

Les données sont hébergées en France et traitées conformément au RGPD. La confidentialité des offres avant l'ouverture des plis est garantie techniquement : leur contenu n'est pas accessible à la collectivité tant que l'échéance n'est pas atteinte.

Les échanges sont horodatés et chaînés pour assurer leur intégrité et leur valeur probante. En fin de contrat, les données sont restituées puis détruites selon une procédure tracée.

Une assistance est mise à disposition des agents de la collectivité comme des imprimeurs titulaires. Chaque sollicitation est enregistrée et suivie afin de garantir la traçabilité de la prise en charge.

Les coordonnées complètes du support sont transmises à l'ouverture du service.

Les dossiers clôturés sont archivés et restent consultables en ligne. Ils sont exportables intégralement à tout moment. La compatibilité des données archivées est assurée à chaque nouvelle version de la solution, garantissant la réversibilité en fin de contrat.

La disponibilité de la plateforme est particulièrement surveillée aux moments sensibles, notamment à l'approche des échéances de remise des offres. Des dispositions permettent d'assurer la réception des plis même en cas d'aléa technique à l'heure limite.